省新闻出版局政策法规处处长  刘力峰

一、 行政处罚法律文书的定义

行政处罚法律文书是指具有行政处罚权的行政机关在法定职权范围内，对违反行政管理法律规范、依法应当给予行政处罚的公民、法人或其他组织，依照《中华人民共和国行政处罚法》等法律规定,所制作的具有法律效力的一系列文件的总称。新闻出版有一法五条例：《著作权法》、《出版管理条例》、《音像制品管理条例》、《印刷业管理条例》、《计算机软件保护条例》、《著作权法实施条例》，还有许多部门规章，规范性文件，如：《出版管理行政处罚实施办法》、《出版物市场管理规定》等。《中华人民共和国行政处罚法》是程序法，其它是实体法。

行政处罚法律文书一旦生效，就具有法律效力。如现场笔录一经制作，就可以作为行政复议或行政诉讼的证据。

二、 行政处罚法律文书专门用语的规范化

制作行政处罚法律文书，必须使用规范性的专门用语。这种专门用语具有质和量的严格要求，如：“情节轻微”和“情节严重”、“初犯”和“屡犯”之间在程度上是不一样的。语言文字必须准确，要避免模棱两可、含糊不清的语言，如：可能、好像、也许、大概等，做到一是一，二是二，是违法行为就是违法行为，不要引起歧义，界限必须分明，正误要肯定。写入文书的一个词，一个句子、一个标点，都必须让文书使用者的解读和认知是同一的，非歧义性的。文书用语要做到：（1）准确严谨。准确严谨就是文书用语要解释单一，不要用错一个字。（2）简明凝练。简明凝练就是文书用语要言尽意止，通俗清楚。（3）规范朴实。规范朴实就是文书用语要整齐划一，要用规定的程序和格式，文句平实，切忌修饰、夸张、渲染。标点符号使用准确，文书打印清楚。

三、 行政处罚法律文书制作及应注意的问题

（一）立案类文书包括：案件举报登记表、立案审批表

1、案件举报登记表

案件举报登记表是行政机关在收到举报人来电、来信或来人举报违法行为时，用以记录相关情况的内部法律文书。本表要载明行政机关名称、文书名称、举报时间、方式、举报人基本情况、被举报人基本情况、举报内容、承办人员意见、行政机关负责人意见。举报内容要写明被举报人违法的时间、地点、违法事实、后果等有关内容。

承办人员意见：一般有以下几种：一是写明需要对举报内容进行调查核实；二是写明需要与有关单位、人员进行协调；三是建议移送有关司法机关、行政机关处理；四是建议办理立案手续。

在实际操作中，不能用本文书代替立案审批表。在收到举报电话时，怠于记录，一律要求举报人以书面形式举报。

2. 立案审批表

立案审批表，是指行政机关的立案承办人员，对初步掌握的违法行为人的违法事实进行审查后，认为属于本机关的职权范围，需立案查处，依法应追究当事人的法律责任，并报请本机关负责人审核批准时制作的内部法律文书。立案审批表适用于行政处罚一般程序（简单程序除外，当场处罚）。立案以后，执法人员以行政机关的名义开展调查取证工作。如果行政执法人员在日常执法检查中发现的违法行为，可以当场予以调查取证，事后补办立案手续。本表要载明行政机关名称、文书名称及文书编号；案发时间、地点、案件来源、案情简介；承办人拟办意见，部门负责人审核意见和机关负责人审批意见。案件来源：一是自身执法检查发现；二是单位或者个人通过来信、来电的形式举报；三是有关行政部门移送；四是上级部门交办。自身执法检查发现的案件，应写明案发时间、地点；举报案件，应写明举报人姓名和联系方式；移送案件，应在案件简介栏目中写明移送部门名称和移送时间；上级部门交办的案件，应在案情简介栏目中写明交办部门名称和交办时间。这四种情况，有相关证据材料的，应当将证据材料附在本文书之后，一并呈送领导审阅。当事人是单位的，按照营业执照或者其他能够证明单位身份的许可证件或批准文件上的名称填写；当事人是个人的，填写姓名。案情简介：应写明立案的事实根据，违法事实只需摘要叙述。如果是自身执法检查中发现的违法事实，应当写明检查方式（日常检查、专项检查、年检）、违法行为人，违法行为以及违法标的物的数量；如果是单位（个人）举报或者是接受移送的案件，应当将举报人、移送机关陈述、介绍的违法事实如实写明，已经实施调查的，还应写明调查的情况；对单位（个人）举报或者有关部门移送，以及上级部门交办案件中的证据材料，都要经过本机关执法人员调查核实后，才能作为本机关的证据证明违法事实。立案人员拟办意见：一般有以下几种：一是建议立案。立案承办人员要写明建议立案的法律依据，写明违法行为涉嫌违反的法律条款；二是建议不予立案。立案承办人员要写明不予立案的理由；三是建议移送有关行政机关。立案承办人员要写明建议移送的行政机关的名称及其理由。部门负责人审核意见：拟同意立案的，应同时明确两名以上具体承办人员；不同意立案的，应写明“拟不予立案”。机关负责人审批意见：应当明确写明是否同意立案。

立案审批应注意的几个问题：

一是行政机关决定立案的，应当具备以下三个条件：（1）属于本机关的地域管辖范围；（2）属于本机关的职权管辖范围；（3）属于本机关的级别管辖范围。二是在立案审批表中，因案件尚未查实清楚，不应写明作出行政处罚的意见。三是在立案审批表的“部门负责人审核意见”和“机关负责人审批意见”这两个栏目中，如果本机关没有设部门的，“部门负责人审核意见”这一栏不填，直接报机关负责人审批；如果本机关设立部门的，但机关负责人将立案审批权限授权给部门负责人的，可以由部门负责人直接予以审批，决定立案。四是在行政执法人员人数较少的行政机关，有的行政机关负责人既是审批人，又是案件的具体承办人，这种做法不合适，违反了行政处罚调查与决定相分离的原则，要纠正。五是有的行政机关不立案就对当事人实施行政处罚，这不符合行政处罚程序要求，会导致败诉。要根据《中华人民共和国行政处罚法》的规定，严格处罚程序，我们已经制作了一套《行政处罚法律文书》，共有25种文书，请大家严格按阶段和步骤使用，不要漏阶段、缺程序。

（二）调查取证类文书包括：现场笔录；询问通知书；询问笔录；陈述笔录；先行登记保存通知书；抽样取证通知书；采取强制措施审批表；封押物品清单；收缴物品清单；案件调查终结审批表

1．现场笔录

现场笔录，又称为现场检查笔录，是行政机关在行政执法中对现场进行检查或勘查时，记载可能与违法活动有关的现场所见、所听的实录法律文书。制作现场笔录，将现场发生或勘查的情况，以书面形式记录下来，使没有参加现场检查的人通过阅读笔录，知道现场的原始状况。现场笔录是实施行政处罚的证据之一。本笔录要载明行政机关名称、文书名称；当事人的姓名或者单位名称、检查起始时间、地点、参加检查的行政执法人员姓名、检查的过程和检查的情况、结果，参加检查的执法人员、被检查人以及见证人的签名。实施现场检查，应当由两名以上行政执法人员进行。现场情况：写明检查的过程、内容、范围和方式（抽样、暗访、日常检查、专项检查）；写明被检查人或被检查单位有关人员是否到场。记录的内容要紧紧围绕违法事实，记录的顺序应当前后一致，如按从里向外的顺序描述现场的客观情况，而不应时而从里向外描述，时而从外向里面描述；与被查处行为有关的情况，要详细记载，与案件无关的内容，不需记入笔录；叙述的语言应当繁简得当，不要使用模糊性的语言，如“大约多少件”或“多少件左右”等，如确实难以准确计数的，也应尽可能将数量估算在较小的幅度内。如“100到110件”，关键内容和违法标的物尽可能使用专门术语或法律用语。文件空白部分应记明“以下空白”或填充空白符号。当事人签名：当事人对检查结果表示同意的，写明“上述情况属实”；表示不同意的，要请当事人说明理由并作记录。当事人对现场笔录拒绝签字的，行政执法人员要在笔录上注明情况，并请在场人签字。现场有见证人的，应邀请见证人在现场笔录上签字证明情况。执法人员的人数应当两人以上，并分别签名。

现场笔录应注意的几个问题。

一是文书中的记录应当与现场检查的内容一致。如现场检查进行照相、录像、绘图的，记录内容要与之所示情况相吻合。二是笔录中不应对被查处行为定性，也不要写出行政处罚的意见。三是行政机关可以对现场进行多次检查，多次检查的现场，每次均应制作笔录。一案有多处现场的，要分别制作笔录。四是两名以上的行政执法人员参加现场检查，两人都要签名，不能只有一人签名或一人代其他人签名。五是现场笔录不能含有事先告知的内容，如将行政处罚建议等有关事项在实施现场检查时一并告知当事人，把现场笔录和行政处罚事先告知书混在一起。

2．询问通知书

询问通知书是行政机关在办理案件过程中，通知当事人或其他有关人员到办公场所进行询问时使用的法律文书。询问的目的是为了查清案情，进一步了解案件的相关事实。本书要载明行政机关名称，文书名称、当事人或其他有关人员的姓名或单位名称；通知前来接受询问的理由、时间、地点、应当携带的证件材料；盖行政机关印章、写明日期。询问地点：可以是行政机关办公所在地，被询问人办公所在地或其他办公地点。应当携带的证件材料：如果被询问人为个人，应携带身份证等有效证件，验明身份；被询问人委托律师或其他代理人的，代理人应携带委托书、代理人本人的身份证等有效证件。如果被询问人为单位的，其法定代表人前来的，应携带法定代表人身份证明书等有关证明文件，委托代理人前来的，应携带单位开具的委托书，委托代理人本人的身份证等有效证件。

询问通知书应注意的几个问题：

一是本文书要写明行政机关联系人姓名和电话号码，便于被询问人因故无法在指定时间到场，可以通过电话另行约定询问时间。二是询问仅仅是行政机关在办案过程中采取的一种调查取证手段，其本身不具备强制性，如当事人不愿前来接受询问的，行政机关不能强制其前来。

3．询问笔录

询问笔录是行政执法人员在询问证人或者其他知晓案件情况的人员时，就其对案件陈述的有关情况所做的文字记录。适用于行政处罚一般程序、简易程序。询问笔录是实施行政处罚的证据之一，笔录中记载的内容将决定案件的定性和处罚的种类及具体数额。（听证程序只适用于需要听证的案件。《湖南省行政处罚听证程序规定》第七条规定：责令停业整顿；吊销许可证或者执照；对公民处罚在1000元以上（含1000元），对法人或者其他组织处罚在2万元以上（含2万元）。海关、金融、国税、国家安全、外汇管理等部门对本部门举行听证的罚款数额另有规定的，从其规定）。本笔录要载明行政机关名称、文书名称、被询问人的基本情况、询问和记录人员的姓名、询问时间、地点；调查情况是问答式的，主要记录询问人和被询问人之间的对话；被询问人、询问人和记录人要在笔录上签名并签注日期。被询问人基本情况：写明被询问人的姓名、性别、年龄、工作单位、联系地址、邮编、联系电话。当事人是单位的，还应当写明被询问人在单位担任的职务。承办人员应当两人以上，一名提问，另一名记录。调查情况时：第一句一般要写明行政执法人员向被询问人表明执法身份，告知其相应的权利、义务事项。权利：执法人员少于两人或身份不符，当事人有权拒绝调查。义务：当事人应当如实回答询问，并协助调查或检查，不得阻绕。如：“我们是某某行政机关的执法人员，这是我们的执法身份证件。因某某案件，需作调查，请你配合我们。……”这句话，我们已经打印在本文书中。在告知这句话后，可以继续提问和记录。询问人的提问要围绕查清可能违法行为的事实进行，重点是违法行为的时间、地点、违法标的物的数量以及违法行为的后果等方面。记录中要尽可能记录被询问者的原话，要保证所记载的内容为被询问者的原意。记录询问人和被询问人之间的对话时，可用“问”表示询问人，“答”或“姓”表示被询问人。询问人提出问题后，如被询问人不回答或者拒绝回答的，应当写明被询问人的态度，如“不回答”或者“沉默”。

案件调查询问笔录的制作。一、准备阶段。在调查询问笔录制作前，执法人员应先熟悉案情，了解笔录的重点，对要解决的问题做到心中有数，这样调查时才能有的放矢，不会被被调查人漫无边际的话语搞乱方向，记录有用的信息，舍弃无用的信息。在制作笔录过程中要有针对性地提问，将案件的要素重点提出来。二、形成阶段。这是制作调查询问笔录的关键阶段，主要围绕当事人的违法事实展开询问。与案件事实关系密切，有助于案件定性的内容必须详尽、具体，关系不大或者与案情无关的话则不需要纪录。为增强条理性，可以事先拟定询问调查提纲，做好导引。为保证案件事实的客观、公正，不能先入为主，为达到确认行为人存在违法行为，而有意改变当事人陈述，甚至按照自己的意思，扩大或者缩小客观事实。不论违法事实与程度如何，要尽可能记录被调查人的原话。在违法事实清楚，证据齐全的情况下，应在询问笔录中告知当事人违反的法律、法规和规章规定及依法处罚的依据。三、完善阶段。记录完成后，记录人应将全部内容看一遍，确认所要调查的要点没有遗漏，语句通顺无笔误后，将笔录交给被调查人核对或者念给被调查人听，核对与其所述一致后，要求被调查人在最后一页适当位置处写上“以上笔录我已看过（或已念给我听过），无出入（或无误或内容属实或与我所述一致）”，然后在笔录上的指定位置签名。有时候可能会遇到被调查人拒绝签字的情况，执法人员可在笔录适当位置注明：“笔录内容已经告知被调查人，被调查人拒绝签字”字样。调查询问笔录是重要证据，在执法过程中，要注意几个问题：一、调查对象。可以是违法行为的当事人本人，也可以是了解情况的其他人员。可以是单位的领导，也可以是其下属的职工，只要具备完全的民事行为能力，又了解违法的真实情况就可以作为调查对象。但不同的被调查人的笔录作为证据的可信度是不一样的：对违法行为直接当事人作的笔录的证据效力大于间接了解情况的人的笔录。为了保证案卷的质量，尽可能找直接相关人员作调查笔录。对同一个案件作调查笔录，被调查人可以是一个人，也可以是两个或者更多的人，但是对他们的调查要分别隔离进行，而且不同的人员所述要能够相互联系，前后印证，才能作为证据采用。二、询问当事人是否接受处罚的问题。对一些事实清楚，证据确凿，接受做笔录的人就是被处罚人的案件，有些行政执法人员在告知当事人违反的法律、法规和规章以及处罚条款后，常常问：“你是否接受处罚”这句话。作为行政执法中的执法者和执法相对人，主体之间是不平等的，依法对相对人违法行为进行处罚，不需要相对人是否同意、接受，如果不同意、不接受，可以通过复议，诉讼等手段行使自己的权利，调查笔录只起个证据的作用，只要告知其违反和处罚的法律、法规和规章依据。只需问：“你明白了吗？”或者“你知道了吗？”就可以了。

询问结束，被询问人发现记录有误，可以要求修改笔录。在每一处修改的地方，要让被询问人一一签名，予以确认。修改时，不能涂改，避免遮盖原来的记录内容。被询问人要求作较大修改，修改的内容与记录的原文存在重大出入的，可以要求被询问人在笔录后另外书写，并签名确认。被询问人签名：被询问人应当逐页签名。并写上“以上笔录已阅”或者“以上记载与本人口述无误”等字句、注明日期。

询问笔录应注意的几个问题：

一是案件当事人为单位的，应写明被询问人与单位的关系，询问之前，应要求被询问人出具相应证明（法定代表身份证明、委托书等）。二是询问内容正文最后一行与被询问人的签字之间有较大的空白部分时，空白部分应填充空白符号或书写“以下空白”。三是笔录书写字迹要瑞正，不应随意空行。四是必要时，可以进行多次询问，每一次询问都应分别制作询问笔录。

4．陈述笔录

陈述笔录是行政执法人员用来记录当事人对案件有关情况所做陈述、申辨的法律文书。在调查取证过程，行政处罚事先告知后使用。陈述笔录是行政机关实施行政处罚的证据之一。本笔录制作的格式可以是问答式，也可以是综合叙述式。

陈述笔录应注意的几个问题。

一是本文书适用于一般程序的案件，简易程序不适用。二是综合叙述式的陈述笔录，应当重点记录当事人提出的事实、理由和提交的有关证据。当事人也可以自行书写陈述申辨的内容。三是当事人放弃陈述和申辨权的，行政执法人员应该在案件调查终结审批表等文书中注明情况。四是对当事人提出的事实、理由和证据，要进行复核，复核的结果应当记载在案件调查终结审批表等文书中。当事人指出的事实、理由和证据成立的，应当采纳，行政机关不得因当事人申辨而加重处罚。五是行政机关拒绝听取当事人陈述、申辨的，行政处罚决定无效。六是当事人是单位的，笔录中要表明被询问人的确切身份以及与单位的关系。七是注意签名及注明日期。

5．先行登记保存通知书

先行登记保存通知书，是行政机关在案件查处的过程中，为了查清案件事实或者避免违法行为继续造成危害，对违法行为涉及的证据予以先行登记保存时使用的法律文书。在查处案件过程中，有些证据可能丢失或者以后难以取得，需要先行登记保存时使用。先行登记保存是查案手段，也是《中华人民共和国行政处罚法》赋予行政机关的一项权力。本通知书要载明行政机关名称、文书名称、文书日期、编号和当事人的姓名或单位名称；案由、先行登记保存的法律依据、先行登记保存的物品的名称、数量、地点等。法律依据：要写明法律规范的名称（全称）及具体条款。登记保存期限：要写明登记保存的具体起止时间，并应限制在七日以内。登记保存物品：物品较少的，可以在本通知书中写明登记保存物品的名称、数量、特征等相关要素；较多的，可以另外制作登记保存物品的清单，作为本通知书的附件。登记保存地点：一般在现场，也可以是其他地方。当事人签名或盖章：不在现场或拒绝签字的，要在文书上注明情况。

先行登记保存通知书应注意的几个问题：

一是在登记保存的期限内，行政机关应当分别作出以下处理决定：（1）将登记保存的物品送交鉴定或检验；（2）认定违法行为的，应对当事人实施行政处罚，依法没收有关物品；（3）不构成违法行为且不属违法物品的，应归还登记保存的物品；（4）移送有关部门处理；（5）其他处理。二是在紧急情况下，可以先予以登记保存，再补办批准手续。三是在先行登记保存期限内，作技术鉴定或检验，行政机关要及时告知当事人，及时对登记保存物品作出处理意见。四是将登记保存的物品作为一种扣押手段，如不缴纳罚款，登记保存的物品就不归还当事人，这是不行的。

6．抽样取证通知书

抽样取证通知书是行政机关在案件查处过程中，为了查清案件的事实、抽取、抽查同一种类物品中的部分物品作为样品进行技术鉴定或者检验时使用的法律文书。抽样取证的物品经过技术鉴定或者检验，将成为行政机关对案件定性的证据。本通知书要载明行政机关名称、文书名称、文书编号和当事人的姓名或者单位名称、地址；事由、抽样取证的法律依据，抽取样的名称及数量等。本文书要当事人签名，执法人员签名。确保证据的客观性、关联性和合法性。

7．采取（解除）强制措施审批表

采取（解除）强制措施审批表是行政机关对违法行为人实施行政处罚的过程中，依法对违法行为人采取或解除有关强制措施时制作的法律文书。适用于行政机关依法采取查封、扣押措施。在行政机关作出行政处罚决定或其他处理决定之后，应当对被采取强制措施的物品进行处理，如退回、没收或者销毁等。本表要载明行政机关名称和文书名称、案由、当事人姓名或单位名称、强制措施种类、案件基本事实及采取（或解除）强制措施的理由，部门负责人意见，行政机关负责人意见等。

采取（解除）强制措施审批应注意的几个问题：

一是对采取强制措施的物品，要另外填写清单，标明物品名称、数量等。二是采取强制措施后对查封或者扣押物品迟迟不作处理，也不办理解除强制措施审批手续。

8．查封（扣押）物品通知书

查封（扣押）物品通知书是行政机关依法对案件涉及到的公民、法人或其他组织所有或占有的有关物品，实施查封（扣押）强制措施时制作的法律文书。本通知书要载明行政机关名称、文书名称、文书编号；当事人的姓名或单位名称；作出强制措施决定的理由、依据、强制措施种类（查封、扣押）。理由：写明已经查明的违法事实，需要为查明案情将相关物品作为证据予以固定。依据：写明法律名称及具体条款。

查封（扣押）物品通知书应注意的几个问题：

一是可以当场向当事人出具已经加盖行政机关印章的文本文书。但事后要补办审批手续。二是查封（扣押）物品后，应对违法行为及时作出处理。三是当事人拒绝接受处理的，行政机关对相关物品长期搁置没有及时采取拍卖等方式予以处置。查封（扣押）物品要开列查封、扣押物品清单作为附属性法律文书，记录查封、扣押物品的名称、数量等。

9．案件调查终结审批表

案件调查终结审批表，是行政机关的执法人员在调查取证阶段结束后，将调查取证的情况制作报告，由有关负责人作出审批意见的内部文书。调查工作结束后，通过收集证据，查清当事人的违法事实，案件将进入审核、决定阶段。本文书要将案件的基本事实、争议要点、证据以及拟办意见等内容整理后，送交部门负责人审查，经审核部门审核，机关负责人作出处理决定。案件基本事实：写明违法行为发生的时间、地点；写明行政执法人员实施调查取证的经过。如“某月某日，向当事人作调查询问”,“某月某日，到某某（地点）作现场检查”等等，还要详细写明本案的主要事实，包括违法行为的内容，违法物品的数量、违法所得的数额、违法行为的后果以及当事人的主观态度等等。争议要点：要写明当事人与行政执法人员对违法行为在定性、定量（违法物品数量、违法所得数额）方面的分歧点，当事人对自己的观点提供的理由、证据。当事人与行政机关在案件查处过程中的争议，往往是当事人申请行政复议，提起行政诉讼的原因。要写明争议要点。证据：只需列出各项证据的名称。如：陈述笔录、询问笔录等。证据应能确实、充分地证明案件事实。承办人员拟办意见：要提出行政处罚建议，适用法律依据以及理由。包括在自由载量的幅度内确定某一具体数额的理由，从重或从轻处罚的理由等。部门负责人审查意见：要写明同意与否的意见。审核部门审校意见：要从实体、程序两方面审核行政处罚决定的合法性。还要从合理性的角度进行审核。机关负责人审批意见：有两种做法。第一，行政机关负责人批准，行政机关发出行政处罚事先告知书。行政机关听取当事人的陈述、申辨，认为当事人的陈述、申辨理由不成立的，制作行政处罚决定审批文书，机关负责人签发行政处罚决定书。第二种做法：行政机关负责人将行政处罚事先告知书的签发权,授权给办案部门负责人，办案部门负责人批准承办人员的初步意见，行政机关发出行政处罚事先告知书。行政机关听取当事人的陈述、申辨，认为当事人的陈述、申辨理由不成立的，由机关负责人正式签发行政处罚决定书。

案件调查终结审批表应注意的几个问题：

一是在案件调查终结之前，不应以制作询问笔录等形式告知当事人行政处罚内容。二是要重视当事人的陈述、申辨。三是本文书是行政机关确定、追究执法责任和过错责任的依据之一。四是在涉及自由裁量权的处罚案件中，要写出确定某一项处罚决定的理由。如，法律规定对某一项违法行为可以罚款500元到3000元，执法人员建议罚款3000元，要在本文书中写明给予从重处罚的理由。

（三）告知类文书包括：行政处罚事先告知书；行政处罚听证告知书；行政处罚听证通知书；行政处罚听证笔录

1．行政处罚事先告知书

行政处罚事先告知书是行政机关在作出行政处罚决定之前，告知当事人作出行政处罚决定的事实、理由、依据和当事人依法享有的权利而制作的法律文书。根据《行政处罚法》规定：如果不依法履行告知程序，行政处罚决定不能成立。本告知书分为文字叙述式文书或填空式文书两种。案情较为复杂的，用文字叙述式文书；简单的用填空式文书。本告知书要载明：行政机关名称、文书名称、文书编号和当事人姓名或单位名称；违法行为发生的时间、地点、违法行为的具体内容。拟作出行政处罚决定的内容，当事人进行陈述和申辨的期限和地点。违法行为，要写明当事人的违法事实，可以采用法律、法规和规章中对违法行为具体内容的表述。当事人违反的法律规定：要写明违反法律的全称及具体条款。处罚的法律依据：要写明依据法律的全称，具体条款要用法律责任条款。行政处罚内容：要写明行政处罚的种类和具体数额。行政处罚种类要分项表述，处罚种类为罚款的，要写明罚款数额，暂扣证照的，要写明暂扣期限。陈述、申辨期限：《行政处罚法》对这一期限没有明确规定，在具体操作中，一般为1-3天，保证当事人能真正行使陈述、申辨权。地点一般为行政机关办公所在地。

行政处罚事先告知书应注意的几个问题：

一是在同一案件中，改变行政处罚决定的事实、理由或依据的，要重新履行事先告知程序。二是不得因当事人申辨而加重行政处罚。三是对适用听证程序的案件，没有使用行政处罚听证告知书告知当事人听证权，而使用本文书来履行事先告知程序。

2．行政处罚听证告知书

行政处罚听证告知书是行政机关在作出行政处罚决定之前，对符合听证条件的案件,告知当事人作出行政处罚决定的事实、理由、依据,及要求举行听证权利的法律文书。《湖南省行政处罚听证程序规定》第七条规定：行政机关作出下列重大行政处罚决定之前，应当书面告知当事人有要求举行听证的权利：

（一）责令停业整顿；

（二）吊销许可证或者执照；

（三）对公民处罚款在1000元以上（含1000元），对法人或者其他组织处罚款在2万元以上（含2万元）。

海关、金融、国税、国家安全、外汇管理等部门对本部门举行听证的罚款数额另有规定的，从其规定。

听证告知程序是行政处罚事先告知程序的特殊形式。使用了行政处罚听证告知书，就不必再使用行政处罚事先告知书。案情较复杂的，使用文字叙述式文书，案情简单的，使用填写式文书。本告知书与事先告知书基本相同，只增加了告知听证权的法律依据、当事人提出听证要求期限等，本告知书要写明当事人必须在行政机关告知后3日内提出听证要求，逾期视其放弃听证申请权利。

行政处罚听证告知书应注意的几个问题：

一是应允许当事人口头提出听证要求，事后补交书面申请。二是在同一案件中，不要同时使用行政处罚事先告知书和听证告知书两种文书。三是不要在同一张告知书中，既告知当事人陈述权、申辨权，又告知听证权。是事先告知，还是听证告知，要由行政机关来决定，而不能由当事人选择。

3．行政处罚听证通知书

行政处罚听证通知书是行政机关用来通知当事人举行听证会的时间、地点等内容的法律文书。根据《中华人民共和国行政处罚法》规定，行政机关应当在举行听证会的七日前，通知当事人参加听证会。听证通知书是行政机关举行听证的必要手续。本通知书要载明：行政机关名称、文书名称、文书编号和当事人姓名或者单位名称，听证案由，举行听证会的时间、地点、听证主持人和听证员的姓名，当事人前来参加听证会的有关注意事项、行政机关联系人的姓名、电话号码等。听证主持人：听证主持人不应是案件调查人员，一般为行政机关的法制工作部门或其他负责案件审核部门的工作人员。听证员：听证员职责是协助听证主持人了解把握案件的重点，维持听证会的秩序，不对行政处罚建议作出判断。要求当事人做好的准备工作：要通知当事人携带有关材料，当事人要自行通知相关证人出席听证会，询问是否申请主持人回避。

行政处罚听证通知书应注意的几个问题：

一是在本文书中要事先告知当事人听证主持人的姓名，这样有利于当事人及时行使申请回避权。二是本通知书确定的听证会日期要与发出听证通知的日期衔接好（超过7日。）

4．行政处罚听证笔录

行政处罚听证笔录是用于记录行政机关举行听证会时当事人、案件承办人以及其他有关人员的陈述、申辨和质证情况的法律文书。行政处罚听证笔录是行政机关负责人作出行政处罚决定的依据之一。本文书要载明的内容与询问笔录、陈述笔录类似。笔录的正文部分，要全过程记录听证会的程序和内容。（1）介绍主持人、书记员，宣布听证纪律；（2）告知当事人相关权利、义务，询问是否申请回避；（3）核对参加听证的当事人及代理人、本案调查人员、本案直接利害关系人、证人的身份；（4）由案件调查人员提出当事人违法事实、证据，适用的法律、法规和规章的陈述，以及拟作出行政处罚决定的理由和依据；（5）当事人或其委托代理人的陈述和申辩理由；（当事人认为事实有出入的地方及其证据；要求免于处罚，从轻或减轻处罚的事实、理由和证据。）（6）案件调查人员和当事人或其委托代理人双方质证、辨论；（7）当事人或其委托代理人作最后陈述；（8）听证完毕，将笔录交双方签名，并写明“以上笔录已阅无误”字样。

行政处罚听证笔录要注意的几个问题：

一是当事人要在听证笔录上签名，参加听证会的听证人员也要在笔录上签名。二是笔录中没有当事人的签名，行政执法人员没有注明原因。

（四）决定类文书包括：行政处罚决定审批表；当场处罚决定书；行政处罚决定书；没收物品清单

1．行政处罚决定审批表

行政处罚决定审批表是行政机关在行政处罚一般程序中，经过告知程序，当事人提出陈述、申辨意见，行政机关尚未正式作出行政处罚决定之前，由行政执法人员报请行政机关负责人决定是否作出行政处罚决定的内部法律文书。本文书要载明：行政机关名称、文书名称、案由、行政处罚事先告知书的日期和文书编号、当事人姓名或单位名称、行政处罚建议，当事人陈述、申辨的意见和理由、承办人处理建议、部门负责人意见、行政机关负责人意见等。承办人处理意见：要写明是否同意当事人提出的不予处罚或从轻处罚的意见和理由。对当事人的陈述、申辨的内容核实过的，还应写明核实的情况。部门负责人审核意见：要写明是否同意案件承办的意见。机关负责人审批意见：要写明是否同意部门负责人的意见，不同意的，应写明如何处理。

行政处罚决定审批表应注意的几个问题：

一是对当事人陈述、申辨的意见和理由，要认真进行核实。二是行政机关不得因当事人申辨而加重行政处罚。三是不采纳当事人的意见，没有写明理由。四是采纳当事人的意见，改变拟作出的行政处罚决定，要写明从轻处罚的理由。

2．当场处罚决定书

当场处罚决定书是行政机关在违法行为发生的现场，按照《中华人民共和国行政处罚法》规定的简易程序，对违法行为人给予行政处罚时制作的法律文书。《中华人民共和国行政处罚法》规定，违法事实确凿并有法定依据，对公民处以五十元以下，对法人或者其他组织处以一千元以下罚款或者警告的行政处罚的，执法人员可以当场作出行政处罚决定，并向当事人出具当场处罚决定书。本文书要载明行政机构代码，行政机关名称、文书名称、文书编号和当事人的姓名或单位名称，违法时间、地点、违法事实、作出行政处罚决定的理由、依据、具体处罚种类和数额、履行方式、履行期限、救济途径等。责令改正：一是要求当事人立即改正；二是要求当事人在规定的日期之前改正，在相应的方框上打勾。行政处罚的内容：在相应的方框上打勾，罚款数额要用中文大写。罚款的履行方式和期限：在相应的方框上打勾，用中文大写数字写明期限。复议机关：写明受理复议申请的行政机关名称。诉讼法院：写明受理诉讼请求的法院名称。处罚日期：处罚日期应与发现违法行为的日期一致。

当场处罚决定书应注意的几个问题：

一是应当当场出具本文书，不能事后出具。二是罚款的履行期限和方式：《中华人民共和国行政处罚法》规定，适用简易程度，符合当场收缴范围，当场收缴罚款。三是当场处罚开具两联单，一联交当事人，一联留存。要求当事人到指定银行缴纳罚款的，开具三联单，其中一联由当事人交给银行。四是罚款数额和缴款期限都要用中文大写。

3．行政处罚决定书

行政处罚决定书是行政机关根据当事人违反法律、法规或者规章的事实和证据，依据《中华人民共和国行政处罚法》的规定，对当事人实施行政处罚时制作的法律文书。本文书要载明机构代码、行政机关名称、文书编号和当事人的基本情况，违法时间、地点、违法事实、作出行政处罚决定的理由、依据、具体处罚种类和数额、履行方式、履行期限，救济途径等。机构代码：行政机关组织机构代码。当事人：被处罚人是个人的，写明被处罚人的姓名，被处罚人是单位的，写明单位全称。违法时间：写明违法行为发生的具体时间，违法行为发生了一段时间的，写明违法行为发生的起止时间。违法地点：写明违法行为发生的具体地点。违法事实：写明违法的行为以及违法标的物数额等，要对违法行为内容的表述具体详实。还要写明有关证据名称，如现场检查笔录，询问笔录和相关物证名称等。处罚内容：要分项写明处罚决定的种类和具体数额。如有罚款、没收款的，要用中文大写数字表述，罚款要写在没收款的前面。如1. 罚款伍仟元；2. 没收当事人违法所得壹仟元。履行方式和期限：如处罚决定的种类为罚款的，要写明罚款的履行方式，履行期限也要大写；如处罚决定为吊销证照等其他种类，要写明要求当事人履行该项义务的具体方式、期限。如“当事人应在×年×月×日前，将《××许可证》正本或副本缴至本机关”救济途径和期限：要写明当事人不服处罚决定的，可以申请复议的单位或提起诉讼的法院的名称以及申请复议和诉讼的期限。日期：写明处罚决定书制作日期，一般为行政机关负责人审批同意作出行政处罚决定的签发日期。

行政处罚决定书应注意的几个问题：

一是：对当事人实施行政处罚，要同时责令其改正或者限期改正，不要只罚款了事。二是行政处罚决定书一经送达即发生法律效力，行政机关非经法定程序，不得变更处罚决定内容。当事人拒不执行的，申请人民法院强制执行。三是行政处罚决定书有罚没款内容的，要使用机构代码，没有罚没款内容的，可以不使用机构代码。四是单位违法的，要写明法定代表人的姓名和职务。五是法律表述要引用到条、款、项。

4．没收物品清单

没收物品清单是行政机关对当事人实施没收物品的行政处罚时所使用的附属性法律文书。行政机关在实施该项行政处罚决定时，要出具相应的清单，以书面形式记录没收物品的名称、数量等。本清单要载明：行政机关名称、文书名称、当事人的姓名或单位名称、被没收物品的名称、规格、单位、数量等。物品编号：物品数量较多、容易混淆的，要对物品进行编号，并在物品上粘贴，悬挂，一一对应标记。

没收物品清单应注意的几个问题：

一是本文书一式三联，一联归入案卷，一联交被没收单位，一联随没收物品一起交保管人员验收保管。二是对物品清点后，要当事人签名或盖章确认。三是作出没收物品的行政处罚决定时，一定要使用本文书作为附属文书。

（五）执行类文书包括：罚款催缴通知书；延期（分期）缴纳罚款审批表；延期（分期）缴纳罚款批准书；强制执行申请书

1．罚款催缴通知书

罚款催缴通知书是行政机关对当事人不履行缴纳罚款义务时，催促当事人尽快履行义务时制作的法律文书。本通知书要载明行政机关名称、文书名称、文书编号及当事人姓名或单位名称，行政处罚决定的内容，对当事人的要求等。

罚款催缴通知书应注意的几个问题：

一是罚款催缴要用书面形式，有时也可以通过电话或者派人上门催缴。二是在本文书中，要向当事人告知相应的法律后果，如：当事人逾期仍不履行相关法定义务，将申请人民法院予以强制执行。三是不能在本文书中再次设定缴款期限。

2．延期（分期）缴纳罚款审批表

当事人确有经济困难，申请延期或者分期缴纳罚款，行政机关在批准当事人申请之前制作的内部法律文书。本文书要载明：行政机关名称、文书名称、案由、行政处罚决定书的文书编号、当事人姓名或单位名称、处罚决定内容、当事人申请延期或分期缴纳罚款的理由，承办人员核实的情况，部门负责人意见、行政机关负责人意见等。延期或分期的理由：家庭生活困难、企业财务状况较差等。

延期（分期）缴纳罚款审批应该注意的几个问题：

一是对当事人提出的理由，要认真进行核实。二是分期不宜过多。三是延期或分期后要及时提醒和催促当事人缴纳罚款。

3．延期（分期）缴纳罚款批准书

当事人确有经济困难，向行政机关申请延期或者分期缴纳罚款，行政机关批准其要求时制作的法律文书。本文书要载明：行政机关名称、文书名称、文书编号和当事人姓名或单位名称、行政处罚内容、批准当事人申请的内容等。延期缴纳罚款的，写明延长期限的截止日期；分期缴纳罚款的，写明分期缴纳罚款的期数、截止日期和金额。

延期（分期）缴纳罚款批准书应注意的几个问题：

一是当事人超过规定的期限缴纳罚款的，仍应按《中华人民共和国行政处罚法》第五十条第（一）项的规定，每日按罚款数额的百分之三加处罚款；二是对分期缴纳罚款的期数和具体数额，要根据当事人的实际承受能力确定。三是当事人到银行缴纳罚款时，只需向代收银行出具本文书，不需出具原来的行政处罚决定书。

4．强制执行申请书

行政机关对当事人既不履行行政处罚决定，又不申请复议或提起诉讼的，在向有管辖权的人民法院申请强制执行时制作的法律文书。本文书要载明行政机关名称、文书名称、文书编号、申请人民法院的名称、案由、行政处罚决定内容、当事人不履行义务的事实、申请执行的标的物。法院名称：受理法院一般为行政机关所在地法院，执行标的为不动产的，受理法院为不动产地所在法院。送达时间：要写明行政机关将行政处罚决定书送达给当事人的具体日期。申请执行标的：要写明当事人应当履行的处罚内容。

强制执行申请应注意的几个问题：

一是行政机关申请人民法院强制执行其具体行政行为，应当自被执行人的法定起诉期限届满之日起180日内提出。逾期申请的，除有正当理由外，人民法院不予受理。二是行政机关申请人民法院强制执行其具体行政行为，由申请人所在地的基层人民法院受理；执行对象为不动产的，由不动产所在地的基层人民法院受理。基层人民法院认为执行确有困难的，可以报请上级人民法院执行；上级人民法院可以决定由其执行，也可以决定由下级人民法院执行。

（六）结案类文书包括：结案审批表、案件移送审批表、案件移送函

1．结案审批表

案件处理终结，案件承办人员制作的案件查处执行完毕，报请行政机关负责人审核批准结案的内部法律文书。案件结束的标志：1. 当事人自觉履行了规定义务；2. 行政机关或者人民法院强制执行了规定义务；3. 因客观原因如当事人死亡或者被注销、被解散，经法定程序无法执行规定义务。本表要载明行政机关名称、文书名称、案由、立案时间、办案人员、当事人、案件查处经过、处罚决定内容、处罚决定的执行情况、行政机关有关人员的意见等。查处经过：将实施对当事人或证人作询问等调查取证、检查的时间、方式等过程作简单记载。执行情况：写明案件终结的几种情形：1当事人自觉履行了法定义务；2当事人未履行法定义务，由人民法院依法强制执行完毕；3当事人死亡或被注销、被解散，经法定程序无法执行相应义务。

结案审批应该注意的几个问题：

一是一般情况下，结案批准人应当与立案批准人一致。二是不符合结案条件的，仍然予以结案。如未履行法定义务就结案。

2．案件移送审批表

案件移送审批表是行政机关准备将案件移送给有权处理的其他行政机关或司法机关，报请行政机关负责人批准时制作的内部法律文书。一般要由移送案件的行政机关与接受案件的其他机关进行事先沟通，做好衔接工作。本文书要载明：行政机关名称、文书名称、案由、案件来源、当事人姓名或者单位名称、当事人联系地址、接受单位、案情简介、移送理由、部门负责人、行政机关负责人意见等。移送理由：写明移送的具体原因及法律依据等。

案件移送审批表应注意的几个问题：

一是要研究案情，根据相关法律，确定接受该案的具体单位。二是要事先做好沟通工作，使接受单位对案件有所了解和准备。

3．案件移送函

案件移送函是行政机关在立案或者查处案件过程中，发现案件不属于本机关的职权，级别或地域管理范围，依法移送给其他有管辖权的行政机关或者司法机关处理时制作的法律文书。本文书要载明：行政机关名称、文书名称、文书编号、当事人姓名或单位名称、案由、案件移送事项及法律依据，随文书一并移送的财物、材料目录等。移送财物及有关材料：一般要求将该案的有关财物和材料原件一并移送，必要时，可以将复印件先行移送，原件留存备查。

案件移送函应注意的几个问题：

一是超出本机关的管辖范围，需依法追究当事人行政责任的，要将案件移送给其他行政机关。二是违法行为构成犯罪的，要移送司法机关。三是要了解接受移送机关是否收到案件移送函及附送的材料，必要时要当面交接，接受移送机关收到移送机关交来的材料，要开具收据。四是不能“以罚代刑”，构成犯罪的违法行为，必须移送，追究刑事责任。五是既要追究刑事责任，又要追究行政责任的，只将案件移送司法机关，本机关不作行政处理。六是接受移送来的案件，不作处理，不将处理情况及时反馈给移送单位。

（七）其他类文书：包括责令改正通知书，送达回证

1．责令改正通知书

责令改正通知书是行政机关发现当事人有违法行为，要求当事人改正违法行为时制作的文书。《中华人民共和国行政处罚法》第二十三条责令改正的形式有两种：一是向当事人单独发出责令改正通知书；二是在行政处罚决定书中，写明责令当事人改正违法行为的内容。本文书是单独作出责令改正通知时使用。本文书要载明：行政机关名称、文书名称、文书编号、当事人的姓名或单位名称、违法行为内容、责令改正的理由、法律依据以及责令改正的期限、履行方式等。责令改正的法律依据：要求当事人当场改正违法行为的，在第一个方框内打勾；要求当事人在一定期限内改正的，在第二个方框内打勾，并写明期限。

责令改正通知书应注意的几个问题：

当事人未按照行政机关的要求改正违法行为的，新闻出版没有强制执行权，必须申请人民法院强制执行，因此不能在本文书中表述“本机关将予以强制执行”。

2．送达回证

送达回证是行政机关将依法制作的法律文书送达给当事人或其他有关人员时作为回执和凭证的法律文书。制作了行政处罚决定书、行政处罚事先告知书、行政处罚听证告知书等法律文书之后，将该文书送达给当事人。送达有直接送达、留置送达、委托送达、邮寄送达、公告送达等方式。除公告送达外，其他几种送达方式都可使用送达回证。本文书要载明：行政机关名称、文书名称、送达文件名称、送达文件编号、受送达人、送达时间、送达地点、送达方式（直接送达、邮寄送达、留置送达、转交送达、公告送达等）、送达人和受送达的签字或盖章等。在留置送达的情况下，受送达人拒绝接收，要邀请在场的其他人在备注栏中签字，并注明情况；邮寄、公告送达的，要附有关凭证或原件。

送达回证应注意的几个问题：

一是除行政处罚决定书、行政处罚听证告知书、行政处罚事告知书外，对其他知照性文书，也可以要当事人在一式二份的法律文书上签字。二是当事人拒绝签收法律文书，作留置送达时，要邀请其他人到场作证明。